DokumentationspflichtenWas Sie zu Unterweisungen wissen müssen

Was genau sind Unterweisungen und gibt es einen Unterschied zu Schulungen?

Eine regelmäßige Unterweisung ist eine gesetzlich verpflichtende Information für die Beschäftigten zu Gefährdungen wie Brandschutz, Unfällen und Verletzungen, Umgang mit gefährlichen Stoffen, Infektionsschutz und so weiter sowie den Maßnahmen zu ihrer Verhütung. Unterweisungen sind arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogen und müssen vor Aufnahme der Tätigkeit und bei Veränderung der Situation, mindestens aber einmal jährlich durchgeführt werden. Anders als die Unterweisung ist eine Schulung kein Begriff aus dem Arbeitsschutz. Sie dient einem anderen Zweck, ist häufig umfassender, geht tiefer ins Detail und ist meistens ein optionales Angebot. Sie ist also etwas gänzlich anderes.

Warum muss man unterweisen, wer muss das organisieren und durchführen?

Unterweisungen haben zum Ziel, dass die Beschäftigten gesund und sicher arbeiten können. In der Kita sind aber auch Kinder – und auch sie müssen in manchen Dingen unterwiesen werden, aber natürlich auf kindgerechte Weise, etwa indem man ihnen zeigt, wie sie sich gründlich die Hände waschen oder sich bei einem Feueralarm richtig verhalten. Die Unterweisung von Kindern ist im Grunde gleichzusetzen mit Regeln, die man aufstellt und die nicht verhandelbar sind. Die Grundverantwortung für die Sicherheit und den Gesundheitsschutz bei der Arbeit liegt beim Träger der Kindertageseinrichtung, der diese Aufgabe in der Praxis an die Kitaleitungen überträgt. Die Unterweisungen werden normalerweise von der Kitaleitung organisiert. Sie kann diese Aufgabe aber auch an andere geeignete Personen weitergeben – ebenso wie die Durchführung. Die Kitaleitung ist jedoch immer dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Unterweisungen erfolgen und dokumentiert werden.

Was gilt für die Dokumentation?

Für die Rechtssicherheit und Nachweispflicht sind folgende Angaben auf der Dokumentation wichtig: 
Thema und Inhalt der Unterweisung, Datum, vollständige Namen aller unterwiesenen Personen, Namen und Funktion der unterweisenden Person (zum Beispiel Leitung, Fachkraft für Arbeitssicherheit). Außerdem müssen alle Teilnehmenden unterschreiben und damit bestätigen, dass sie die Inhalte der Unterweisung verstanden haben. Sinnvoll ist es, zusätzlich anzugeben, wie lange die Unterweisung gedauert hat, wo sie stattfand und welche Unterlagen oder Hilfsmittel eingesetzt wurden. Ob analog oder digital dokumentiert wird, bleibt der Kita überlassen.

Wie lange müssen diese Unterlagen aufbewahrt werden?

Dazu gibt es keine klare Angabe. Die DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ verlangt, dass die Unterlagen für eine angemessene Zeit aufbewahrt werden. Sinnvoll ist ein Zeitraum von mindestens zwei, besser drei Jahren.